1. Başlarken: kayıt, kurum kurulumu ve SGK bilgileri

Kayıt ve kurulum

1. nekahet.com adresinden Üye Ol'a tıklayın. E-posta ve parola ile kayıt olabilir, dilerseniz parolasız giriş bağlantısını kullanabilirsiniz.
2. İlk girişte kurulum ekranı açılır. Zorunlu olan iki bilgi vardır:
   • Firma adı
   • KVKK onayı (istirahat raporunun sağlık verisi olduğunun kabulü)
   Aynı ekranda isteğe bağlı olarak SGK bağlantısı da istenir:
   • SGK İş Yeri kodu
   • SGK Kullanıcı Kodu
   • SGK İş Yeri Şifresi
   Bu üçü elinizde yoksa boş bırakın. Firmanız kurulur, panele girersiniz; SGK bilgilerini sonra İş yerleri sayfasından eklersiniz. Eklemediğiniz sürece panelin tepesinde bir hatırlatma şeridi durur ve rapor çekilmez — Nekahet raporları yalnız SGK Vizite servisinden alır.
3. Kurumu açan kişi otomatik olarak Firma Yöneticisi rolünü alır ve 30 günlük deneme süresi başlar.

Kimlik bilgileri ne zaman doğrulanır

Kurulumda doğrulama yapılmaz, bilgiler yalnız kaydedilir. Doğrulama ilk gerçek SGK çağrısında olur. İş yerleri sayfasındaki rozet size durumu söyler:

2. Senkron: raporlar sisteme nasıl ve ne zaman geliyor

Nekahet, SGK'dan raporları kendisi çeker; elle veri girmezsiniz.

Çalışma düzeni

• Tarama günde iki kez otomatik çalışır: 07:30 ve 20:00. Sisteme girmenize gerek yoktur; sunucu kendi başına tarar.
• Sabah taramasının ardından günlük özet e-postası gönderilir.
• Bir turda süre sınırı vardır; çok sicilli kurumlarda kalan iş yerleri bir sonraki tura kalır. Veri kaybı olmaz.

Senkron geçmişi

Senkron geçmişi sayfası son çalıştırmaları gösterir: başlangıç zamanı, tetikleyen, durum, taranan iş yeri sayısı, yeni gelen rapor, kapatılan rapor ve hata sayısı. Bu sayfa salt okunurdur.

3. SGK kuyruğu ve otomatik kapatma

Bu bölüm kılavuzun en önemli kısmıdır. Nekahet'te en sık yaşanan "yeni rapor gelmiyor" durumunun sebebi burada anlatılıyor.

SGK kuyruğu nasıl çalışır

SGK, size henüz kapatılmamış ilk 100 raporu döndürür. Bir raporu "okundu" diye kapatmazsanız o rapor listede kalmaya devam eder. Kuyrukta 100 rapor birikirse 101. rapor size hiç görünmez.

İki mod

Kuyruk doldu uyarısı

Keşif modunda kuyruk dolarsa sistem size bildirim gönderir. O noktada raporları tek tek kapatarak kuyruğu boşaltırsınız; her kapatma ayrı ve bilinçli bir işlemdir.

4. Rapor durumları ve onay gönderme

Durumlar

Onay gönderme

1. Raporlar listesinden raporu açın. Liste, bitiş tarihi en yakın olan raporu üste alır.
2. Rapor detayında istirahat takvimi ve on günlük dilimler görünür.
3. Her dilim için "çalıştı" ya da "çalışmadı" seçimi yaparsınız; bu seçim zorunludur.
4. Gönder dediğinizde bildirim SGK'ya iletilir ve onay geçmişine yazılır.

İptal

Gönderdiğiniz bir bildirimi iptal edebilirsiniz. Ancak ödemesi yapılmış bir raporun onayı SGK tarafından iptal edilemez; bu durumda SGK'nın verdiği mesaj ekranda aynen gösterilir.

Her işlem (onay, iptal, personelim değil, kapatma) hem rapor geçmişine hem denetim kaydına yazılır. Otomatik onay yoktur: yanlış bir bildirim SGK yaptırımı doğurabileceği için karar her zaman insana bırakılmıştır.

5. On günlük dilimler ve kısmi onay

SGK, on günden uzun bir istirahati tek seferde onaylamaya izin vermez. Nekahet bu yüzden raporu on günlük dilimlere böler ve her dilimi ayrı bildirir.

Kurallar

• Bir dilim, ancak bitiş tarihi geçmişse gönderilebilir. Tarihi gelmemiş dilimin düğmesi kapalıdır; bu bir hata değil, SGK kuralıdır.
• Son dilim on günden kısa kalabilir. Sistem bunu riskli olarak işaretler ve uyarır: SGK en az on günlük aralık isteyip reddedebilir. Göndermenizi engellemez, kararı size bırakır.
• Gönderilecek tarihler sunucuda yeniden hesaplanır; ekrandan gelen değere güvenilmez.

Bazı dilimler gönderilip bazıları beklerken rapor kısmi onay durumunda kalır. Bu normaldir ve "eksik dilim var" demektir; tarihi gelen dilimi gönderdiğinizde durum kendiliğinden ilerler.

6. İşe dönüş, iş başı kontrolü ve ödenek takibi

İşe dönüş sayfası tamamen işveren tarafı takibidir; SGK'ya hiçbir bildirim gönderilmez. İstirahati bitmiş personelin gerçekten döndüğünü ve ödeneğinin ne durumda olduğunu buradan izlersiniz.

Listede kim görünür

İki grup: istirahati bitmiş raporlar ve iş başı kontrolü bugün ya da yarın olan raporlar — ikincisinde rapor hâlâ sürüyor olabilir (SGK "Kontrol" raporu verdiyse sigortalı istirahat devam ederken kontrole gider). Paneldeki İş başı kontrolü bugün/yarın kartı bu sayfaya gelir ve kartın saydığı her rapor burada Hepsi görünümünde bulunur. Kendi personeliniz olmadığını bildirdiğiniz raporlar listeye girmez.

Beklenen dönüş tarihi

SGK raporda bir iş başı kontrol tarihi verdiyse beklenen dönüş o tarihtir; vermediyse istirahat bitişinin bir gün sonrası alınır.

Kaydedeceğiniz bilgiler

Ödenek bilgisi nereden gelir?

Elinizde olan şudur: ödeneğin ön koşulu çalışılmadığına dair bildirimdir ve onu siz Raporlar ekranından gönderiyorsunuz. Rapor onaylandığı anda ödenek rozeti kendiliğinden "Bildirim gitti"ye döner; ayrıca bir şey işaretlemeniz gerekmez. Sonucu (Ödendi / Reddedildi) ancak çalışan dekontunu gösterirse, tutar ve günü de tam ücret ödeyip ödeneği mahsup ediyorsanız bordrodan girebilirsiniz. Muaf ise sizin kararınızdır: tam ücret ödediğiniz için başvuru yapılmamıştır. Bu alanları boş bırakmak eksiklik değildir.

Filtreler: Bekleyen (dönüş girilmemiş ya da ödenek sonuçlanmamış), Tamamlanan (dönüş girilmiş ve ödenek sonuçlanmış), Hepsi.

7. Devamsızlık analitiği

Devamsızlık sayfası yeni veri toplamaz; elinizdeki raporlardan üç ölçüm üretir. Dönem olarak son 3, 6, 12 (varsayılan) ya da 24 ayı seçebilir, iş yerine göre süzebilirsiniz.

Aylık trend

Ay ay: toplam istirahat günü, rapor sayısı ve etkilenen kişi sayısı. Mevsimsel yükleri ve eğilimi burada görürsünüz.

Günler, gerçekleştiği aya yazılır. Ay sınırını aşan bir rapor — örneğin 28 Ocak'ta başlayıp 5 Şubat'ta biten bir istirahat — günlerini iki aya böler: Ocak'a 4 gün, Şubat'a 5 gün. Böylece bir ayın yükü, o ay fiilen çalışılmayan gün sayısını gösterir. Henüz gelmemiş günler sayılmaz; bugün biten bir raporun yarınki günü yarın eklenir.

Bradford faktörü

Kişi bazında bir devamsızlık göstergesidir ve sık ama kısa devamsızlığı, seyrek ama uzun devamsızlıktan daha ağır sayar. Mantığı şudur: bir kez on gün rapor alan personelin işi planlanabilir, ayda bir gün alan personelin işi planlanamaz. En yüksek faktörler üstte listelenir.

İş kazası, meslek hastalığı ve analık raporları bu skora katılmaz. İlk ikisinin sebebi işin kendisidir, analık ise yasal bir izin hakkıdır; üçü de "plansız devamsızlık" sayılamaz. Bu raporlar gizlenmez — analitik ekranında "Skor dışında tutulanlar" başlığı altında vaka türüne göre ayrıca listelenir ve toplam devamsızlık gününe dâhil olmaya devam eder.

Birim kıyası

İş yeri bazında rapor günü, rapor sayısı ve kişi sayısı. Bu tablo iş yeri filtresinden bağımsızdır ve her zaman bütün birimleri gösterir; tek birim seçiliyken kıyaslama anlamsız olurdu.

Bu sayfanın her açılışı denetim kaydına yazılır, çünkü sağlık verisinden türetilmiş bilgi görüntülenmektedir.

8. İş yerleri ve SGK kimlik bilgileri

İş yerleri sayfasında her SGK sicili için bir kart bulunur: unvan, iş yeri kodu, kimlik durumu rozeti, kimlik güncelleme formu, sicili pasife alma düğmesi, otomatik kapatma durumu ve son senkron zamanı.

Kimlik bilgisini güncelleme

SGK şifreniz değiştiğinde bu karttan yenisini yazarsınız. Kaydettiğiniz anda hata sayaçları sıfırlanır ve iş yeri yeniden taramaya dahil edilir. Şifre şifrelenerek saklanır ve denetim kaydına asla yazılmaz.

Hata durumları ve ne yapmalısınız

9. Kullanıcılar, roller ve bildirimler

Roller

Yeni davet edilen kullanıcılar varsayılan olarak Operatör olur. Rol izinlerini Rol İzinleri ekranından kurumunuza göre değiştirebilirsiniz; değişiklik bir sonraki istekte geçerli olur.

Ekip daveti

Kullanıcılar sayfasından e-posta daveti gönderin. Davet bekleyen kişiye tekrar gönderebilir ya da daveti iptal edebilirsiniz. Zaten başka bir hesabı olan biri davet bağlantısını kullanırsa, hesabı sizin firmanıza taşınır.

Bildirimler

Üç olayda bildirim üretilir:

Bildirimler hem panelde zil olarak görünür hem özet e-posta ile gider. Ayrıca yöneticilere sabah ve akşam tarama özeti gönderilir; bekleyen iş olmasa bile gelir, çünkü "0 onay bekleyen" bilgisi sistemin taradığının kanıtıdır.

Tarayıcı bildirimlerine izin verirseniz uygulama kapalıyken de haberdar olursunuz. Kullanıcı bazlı bildirim tercihi (kanal ya da sıklık seçimi) şu an bulunmamaktadır.

10. Abonelik, KVKK ve veri saklama

Abonelik

• Kurulumda 30 günlük deneme başlar, bir kez verilir.
• Durum: Deneme sürümü, Aktif abonelik, Süresi doldu. Tarihlerden hesaplanır.
• Bitişe 14 gün kala uyarı bandı görünür.
• Yıllık aboneliği süresi dolmadan yenilerseniz kalan günleriniz kaybolmaz; yeni dönem mevcut bitişin üstüne eklenir.

Ücretlendirme takip edilen SGK sicili sayısına göredir: sicil başına aylık 400 TL, yıllık peşin 4.000 TL (iki ay ücretsiz, KDV dahil). Rapor adedi ve kullanıcı sayısı ücretlendirilmez; sebebi şudur: rapor başına ücret, ürüne en çok ihtiyaç duyan kuruma en pahalıyı ödetirdi.

Sicil sayısını siz beyan etmezsiniz. Sistem, kayıtlı aktif SGK iş yeri sicillerinizi sayar ve tutarı otomatik hesaplar. Takip etmediğiniz bir sicil varsa İş yerleri sayfasından pasife alabilirsiniz: pasif sicil senkron edilmez ve sonraki aylarda ücretlendirilmez. Pasife almak silmek değildir — raporları ve geçmişi yerinde kalır, istediğinizde yeniden aktif edersiniz.

Ücret nasıl tahsil edilir: bakiye yüklersiniz, her 30 günlük dönemin başında o günkü aktif sicil sayısı × aylık ücret bakiyenizden tek seferde düşer. Otomatik kart çekimi yoktur. Erken ayrılırsanız kalan bakiyeniz iade edilir.

Bakiyeniz biterse hizmet anında kesilmez: bir haftalık kullanım kadar borç limitiniz vardır, limit de dolarsa 15 gün uyarı süresi işler. Bu süre içinde yükleme yaparsanız hiçbir şey değişmez; veri kaybı olmaz.

Bakiye nasıl yüklenir

1. Abonelik sayfasını açın. Üstteki şeritte Kalan bakiye, Aylık ücret ve Sonraki tahsilat tarihi yan yana durur.
2. Bakiye yükle bölümünden hazır tutarlardan birine tıklayın ya da tutarı elle yazın. En az 400 TL (bir sicilin bir aylık ücreti), en çok 50.000 TL yükleyebilirsiniz.
3. Ödemeye geç dediğinizde güvenli ödeme ekranı açılır. Ödeme PayTR altyapısı üzerinden alınır; kart bilgileriniz bizde saklanmaz ve tarafımızca görülmez.
4. Ödeme onaylandığı anda bakiyeniz yüklenir ve Bakiye hareketleri tablosunda "Bakiye yükleme — PayTR" satırı olarak görünür.

Yıllık peşine geçmek

Yıllık peşin ödemede sicil başına 4.000 TL ödersiniz — aylık ödemeye göre iki ay ücretsiz demektir. Yıllık da ayrı bir ödeme değildir, bakiyenizden düşer:

1. Önce yıllık tutarı karşılayacak kadar bakiye yükleyin (örnek: 3 sicil için 12.000 TL).
2. Abonelik sayfasındaki Yıllık peşin satın al düğmesi bakiyeniz yeterli olduğunda açılır; tutar eksikse ne kadar eksiğiniz olduğu yazar.
3. Satın aldığınızda aboneliğiniz bir yıl uzar ve o süre boyunca aylık dönem tahsilatı yapılmaz. Süre dolduğunda aylık tahsilat kaldığı yerden devam eder.

Bakiye hareketleri

Abonelik sayfasının altındaki tabloda her hareket kalem kalem durur: tarih, açıklama, tutar ve işlem sonrası bakiye. Yüklemeler artı, dönem ücretleri ve yıllık alımlar eksi görünür. "Bakiyem neden bu kadar?" sorusunun cevabı her zaman bu tablodadır.

Fatura bilgileri

Abonelik sayfasının en altında fatura bilgilerinizi girersiniz (fatura tipi, ünvan, vergi no, adres, fatura e-postası). Önce ödeme, sonra fatura sırası geçerlidir: bilgileriniz eksikken de ödeme yapabilirsiniz, eksik alanlar rozetle ve uyarı kutusunda tek tek yazılır. Bilgiyi girdiğinizde bekleyen faturanız kendiliğinden tamamlanır.

Süre dolarsa ne olur

Panel kapanır ve abonelik sayfasına yönlendirilirsiniz: "Kurumunuzun kullanım süresi doldu." Ödeme, giriş-çıkış ve yasal metin sayfaları açık kalır ki kilidi açabilelim.

KVKK ve veri saklama

İstirahat raporu özel nitelikli kişisel veridir. Kurumunuz veri sorumlusu, Nekahet veri işleyendir. Sistemin bu doğrultuda uyguladıkları:

• Rapor ve devamsızlık ekranlarının her görüntülenmesi denetim kaydına yazılır.
• E-postalarda sağlık verisi taşınmaz (9. bölüm).
• SGK şifreleri ayrı bir tabloda şifrelenerek saklanır, denetim kaydına yazılmaz.
• Başka bir firmanın kaydına erişilemez; sistem böyle bir isteği "bulunamadı" diye yanıtlar.
• Saklama süresi dolan raporlar kalıcı olarak silinir. Varsayılan saklama süresi 5 yıldır; kurumunuza özel bir süre gerekiyorsa destek talebi açın.

11. Sık sorulan sorular

Yeni rapor gelmiyor, senkron çalışıyor gibi görünüyor.

Büyük olasılıkla SGK kuyruğu dolmuştur: otomatik kapatma kapalıysa kuyrukta 100 rapor birikir ve SGK hep aynı yüz kaydı döndürür. "Kuyruk doldu" bildirimini kontrol edin, raporları tek tek kapatarak kuyruğu boşaltın (3. bölüm).

Senkron tam olarak ne zaman çalışıyor? Elle tetikleyemez miyim?

Günde iki dilim (sabah ve akşam), o dilimde sisteme giren ilk kullanıcı tetikler, sabah 07:00'den önce çalışmaz. Panelde elle tetikleme düğmesi bulunmamaktadır. Bir gün hiç giriş olmazsa o gün tarama yapılmaz.

Raporu onayladım ama hâlâ listede duruyor.

Onaylamak ile kuyruktan düşürmek farklı işlemlerdir. Rapor, kapatılmadığı sürece SGK kuyruğunda kalır. Kapatma işlemi geri alınamaz, o yüzden ayrı tutulmuştur.

Bütün dilimleri neden birden onaylayamıyorum?

SGK on günden uzun istirahati tek seferde kabul etmez ve bir dilim ancak bitiş tarihi geçtikten sonra bildirilebilir. Tarihi gelmemiş dilimin düğmesi kapalı olur, rapor da "kısmi onay" görünür.

Son dilimim "riskli" yazıyor, ne yapmalıyım?

Son dilim on günden kısaysa SGK reddedebilir. Sistem sizi uyarır ama engellemez. Gönderip sonucu görebilir, reddedilirse SGK'nın döndürdüğü mesaja göre ilerleyebilirsiniz.

İş başı kontrolü için hatırlatma maili gelmiyor.

Bu uyarı e-posta olarak gönderilmez; bugün ve yarın kontrolü olan personel panelde kart olarak görünür. Paneli günlük açmak en güvenli yoldur.

SGK şifremiz değişti, ne yapmalıyız?

İş yerleri sayfasından yeni şifreyi kaydedin. Hata sayaçları sıfırlanır ve tarama kendiliğinden yeniden başlar. Şifreyi kaydetmezseniz o iş yeri taramaya dahil edilmez; bu, SGK hesabınızın kilitlenmesini önlemek içindir.

İkinci bir SGK sicili eklemek istiyoruz.

Şu an panelde sicil ekleme formu bulunmamaktadır. Destek Taleplerim sayfasından talep açın, sicil tanımını biz ekleyelim.

Destek nasıl alırım?

Panel içindeki Destek Taleplerim sayfasından talep açabilir ya da info@voltranyazilim.com adresine yazabilirsiniz.