1. Başlarken: kayıt, kurum kurulumu ve SGK bilgileri

Kayıt ve kurulum

1. nekahet.com adresinden Üye Ol'a tıklayın. E-posta ve parola ile kayıt olabilir, dilerseniz parolasız giriş bağlantısını kullanabilirsiniz.
2. İlk girişte kurulum ekranı açılır ve beş bilgi istenir:
   • Firma adı
   • SGK işyeri kodu
   • SGK kullanıcı adı
   • SGK web servis şifresi
   • KVKK onayı (istirahat raporunun sağlık verisi olduğunun kabulü)
3. Kurumu açan kişi otomatik olarak Firma Yöneticisi rolünü alır ve 30 günlük deneme süresi başlar.

Kimlik bilgileri ne zaman doğrulanır

Kurulumda doğrulama yapılmaz, bilgiler yalnız kaydedilir. Doğrulama ilk gerçek SGK çağrısında olur. İşyerleri sayfasındaki rozet size durumu söyler:

2. Senkron: raporlar sisteme nasıl ve ne zaman geliyor

Nekahet, SGK'dan raporları kendisi çeker; elle veri girmezsiniz.

Çalışma düzeni

• Tarama günde iki dilim hâlinde yapılır: sabah ve akşam (saat 17:00 sınırı).
• Tarama, o dilimde sisteme giren ilk kullanıcı tarafından tetiklenir ve o dilim için bir kez çalışır. Sabah saat 07:00'den önce hiç çalışmaz.
• Bir turda süre sınırı vardır; çok sicilli kurumlarda kalan işyerleri bir sonraki tura kalır. Veri kaybı olmaz.

Senkron geçmişi

Senkron geçmişi sayfası son çalıştırmaları gösterir: başlangıç zamanı, tetikleyen, durum, taranan işyeri sayısı, yeni gelen rapor, kapatılan rapor ve hata sayısı. Bu sayfa salt okunurdur.

3. SGK kuyruğu ve otomatik kapatma

Bu bölüm kılavuzun en önemli kısmıdır. Nekahet'te en sık yaşanan "yeni rapor gelmiyor" durumunun sebebi burada anlatılıyor.

SGK kuyruğu nasıl çalışır

SGK, size henüz kapatılmamış ilk 100 raporu döndürür. Bir raporu "okundu" diye kapatmazsanız o rapor listede kalmaya devam eder. Kuyrukta 100 rapor birikirse 101. rapor size hiç görünmez.

İki mod

Kuyruk doldu uyarısı

Otomatik kapatma kapalıyken kuyruk dolarsa sistem size bildirim gönderir. O noktada iki seçeneğiniz var: raporları tek tek kapatmak ya da otomatik kapatmayı açmak.

4. Rapor durumları ve onay gönderme

Durumlar

Onay gönderme

1. Raporlar listesinden raporu açın. Liste, bitiş tarihi en yakın olan raporu üste alır.
2. Rapor detayında istirahat takvimi ve on günlük dilimler görünür.
3. Her dilim için "çalıştı" ya da "çalışmadı" seçimi yaparsınız; bu seçim zorunludur.
4. Gönder dediğinizde bildirim SGK'ya iletilir ve onay geçmişine yazılır.

İptal

Gönderdiğiniz bir bildirimi iptal edebilirsiniz. Ancak ödemesi yapılmış bir raporun onayı SGK tarafından iptal edilemez; bu durumda SGK'nın verdiği mesaj ekranda aynen gösterilir.

Her işlem (onay, iptal, personelim değil, kapatma) hem rapor geçmişine hem denetim kaydına yazılır. Otomatik onay yoktur: yanlış bir bildirim SGK yaptırımı doğurabileceği için karar her zaman insana bırakılmıştır.

5. On günlük dilimler ve kısmi onay

SGK, on günden uzun bir istirahati tek seferde onaylamaya izin vermez. Nekahet bu yüzden raporu on günlük dilimlere böler ve her dilimi ayrı bildirir.

Kurallar

• Bir dilim, ancak bitiş tarihi geçmişse gönderilebilir. Tarihi gelmemiş dilimin düğmesi kapalıdır; bu bir hata değil, SGK kuralıdır.
• Son dilim on günden kısa kalabilir. Sistem bunu riskli olarak işaretler ve uyarır: SGK en az on günlük aralık isteyip reddedebilir. Göndermenizi engellemez, kararı size bırakır.
• Gönderilecek tarihler sunucuda yeniden hesaplanır; ekrandan gelen değere güvenilmez.

Bazı dilimler gönderilip bazıları beklerken rapor kısmi onay durumunda kalır. Bu normaldir ve "eksik dilim var" demektir; tarihi gelen dilimi gönderdiğinizde durum kendiliğinden ilerler.

6. İşe dönüş, iş başı kontrolü ve ödenek takibi

İşe dönüş sayfası tamamen işveren tarafı takibidir; SGK'ya hiçbir bildirim gönderilmez. İstirahati bitmiş personelin gerçekten döndüğünü ve ödeneğinin ne durumda olduğunu buradan izlersiniz.

Beklenen dönüş tarihi

SGK raporda bir iş başı kontrol tarihi verdiyse beklenen dönüş o tarihtir; vermediyse istirahat bitişinin bir gün sonrası alınır.

Kaydedeceğiniz bilgiler

Filtreler: Bekleyen (dönüş girilmemiş ya da ödenek sonuçlanmamış), Tamamlanan (dönüş girilmiş ve ödenek sonuçlanmış), Hepsi.

7. Devamsızlık analitiği

Devamsızlık sayfası yeni veri toplamaz; elinizdeki raporlardan üç ölçüm üretir. Dönem olarak son 3, 6, 12 (varsayılan) ya da 24 ayı seçebilir, işyerine göre süzebilirsiniz.

Aylık trend

Ay ay: toplam istirahat günü, rapor sayısı ve etkilenen kişi sayısı. Mevsimsel yükleri ve eğilimi burada görürsünüz.

Bradford faktörü

Kişi bazında bir devamsızlık göstergesidir ve sık ama kısa devamsızlığı, seyrek ama uzun devamsızlıktan daha ağır sayar. Mantığı şudur: bir kez on gün rapor alan personelin işi planlanabilir, ayda bir gün alan personelin işi planlanamaz. En yüksek faktörler üstte listelenir.

Birim kıyası

İşyeri bazında rapor günü, rapor sayısı ve kişi sayısı. Bu tablo işyeri filtresinden bağımsızdır ve her zaman bütün birimleri gösterir; tek birim seçiliyken kıyaslama anlamsız olurdu.

Bu sayfanın her açılışı denetim kaydına yazılır, çünkü sağlık verisinden türetilmiş bilgi görüntülenmektedir.

8. İşyerleri ve SGK kimlik bilgileri

İşyerleri sayfasında her SGK sicili için bir kart bulunur: unvan, işyeri kodu, kimlik durumu rozeti, kimlik güncelleme formu, otomatik kapatma anahtarı ve son senkron zamanı.

Kimlik bilgisini güncelleme

SGK şifreniz değiştiğinde bu karttan yenisini yazarsınız. Kaydettiğiniz anda hata sayaçları sıfırlanır ve işyeri yeniden taramaya dahil edilir. Şifre şifrelenerek saklanır ve denetim kaydına asla yazılmaz.

Hata durumları ve ne yapmalısınız

9. Kullanıcılar, roller ve bildirimler

Roller

Yeni davet edilen kullanıcılar varsayılan olarak Operatör olur. Rol izinlerini Rol İzinleri ekranından kurumunuza göre değiştirebilirsiniz; değişiklik bir sonraki istekte geçerli olur.

Ekip daveti

Kullanıcılar sayfasından e-posta daveti gönderin. Davet bekleyen kişiye tekrar gönderebilir ya da daveti iptal edebilirsiniz. Zaten başka bir hesabı olan biri davet bağlantısını kullanırsa, hesabı sizin firmanıza taşınır.

Bildirimler

Üç olayda bildirim üretilir:

Bildirimler hem panelde zil olarak görünür hem özet e-posta ile gider. Ayrıca yöneticilere sabah ve akşam tarama özeti gönderilir; bekleyen iş olmasa bile gelir, çünkü "0 onay bekleyen" bilgisi sistemin taradığının kanıtıdır.

Tarayıcı bildirimlerine izin verirseniz uygulama kapalıyken de haberdar olursunuz. Kullanıcı bazlı bildirim tercihi (kanal ya da sıklık seçimi) şu an bulunmamaktadır.

10. Abonelik, KVKK ve veri saklama

Abonelik

• Kurulumda 30 günlük deneme başlar, bir kez verilir.
• Durum: Deneme sürümü, Aktif abonelik, Süresi doldu. Tarihlerden hesaplanır.
• Bitişe 14 gün kala uyarı bandı görünür.
• Erken yenilerseniz kalan günleriniz kaybolmaz; yeni dönem mevcut bitişin üstüne eklenir.

Ücretlendirme takip edilen SGK sicili sayısına göredir: sicil başına aylık 250 TL, yıllık peşin 2.500 TL (iki ay ücretsiz, KDV hariç). Rapor adedi ve kullanıcı sayısı ücretlendirilmez; sebebi şudur: rapor başına ücret, ürüne en çok ihtiyaç duyan kuruma en pahalıyı ödetirdi.

Sicil sayınızı Abonelik sayfasından beyan edersiniz. Sistem sistemde kayıtlı sicilleri sayar; kayıtlı sayı beyanınızı aşarsa panel uyarır.

Süre dolarsa ne olur

Panel kapanır ve abonelik sayfasına yönlendirilirsiniz: "Kurumunuzun kullanım süresi doldu." Ödeme, giriş-çıkış ve yasal metin sayfaları açık kalır ki kilidi açabilelim.

KVKK ve veri saklama

İstirahat raporu özel nitelikli kişisel veridir. Kurumunuz veri sorumlusu, Nekahet veri işleyendir. Sistemin bu doğrultuda uyguladıkları:

• Rapor ve devamsızlık ekranlarının her görüntülenmesi denetim kaydına yazılır.
• E-postalarda sağlık verisi taşınmaz (9. bölüm).
• SGK şifreleri ayrı bir tabloda şifrelenerek saklanır, denetim kaydına yazılmaz.
• Başka bir firmanın kaydına erişilemez; sistem böyle bir isteği "bulunamadı" diye yanıtlar.
• Saklama süresi dolan raporlar kalıcı olarak silinir. Varsayılan saklama süresi 5 yıldır; kurumunuza özel bir süre gerekiyorsa destek talebi açın.

11. Sık sorulan sorular

Yeni rapor gelmiyor, senkron çalışıyor gibi görünüyor.

Büyük olasılıkla SGK kuyruğu dolmuştur: otomatik kapatma kapalıysa kuyrukta 100 rapor birikir ve SGK hep aynı yüz kaydı döndürür. "Kuyruk doldu" bildirimini kontrol edin, raporları kapatın ya da otomatik kapatmayı açın (3. bölüm).

Senkron tam olarak ne zaman çalışıyor? Elle tetikleyemez miyim?

Günde iki dilim (sabah ve akşam), o dilimde sisteme giren ilk kullanıcı tetikler, sabah 07:00'den önce çalışmaz. Panelde elle tetikleme düğmesi bulunmamaktadır. Bir gün hiç giriş olmazsa o gün tarama yapılmaz.

Raporu onayladım ama hâlâ listede duruyor.

Onaylamak ile kuyruktan düşürmek farklı işlemlerdir. Rapor, kapatılmadığı sürece SGK kuyruğunda kalır. Kapatma işlemi geri alınamaz, o yüzden ayrı tutulmuştur.

Bütün dilimleri neden birden onaylayamıyorum?

SGK on günden uzun istirahati tek seferde kabul etmez ve bir dilim ancak bitiş tarihi geçtikten sonra bildirilebilir. Tarihi gelmemiş dilimin düğmesi kapalı olur, rapor da "kısmi onay" görünür.

Son dilimim "riskli" yazıyor, ne yapmalıyım?

Son dilim on günden kısaysa SGK reddedebilir. Sistem sizi uyarır ama engellemez. Gönderip sonucu görebilir, reddedilirse SGK'nın döndürdüğü mesaja göre ilerleyebilirsiniz.

İş başı kontrolü için hatırlatma maili gelmiyor.

Bu uyarı e-posta olarak gönderilmez; bugün ve yarın kontrolü olan personel panelde kart olarak görünür. Paneli günlük açmak en güvenli yoldur.

SGK şifremiz değişti, ne yapmalıyız?

İşyerleri sayfasından yeni şifreyi kaydedin. Hata sayaçları sıfırlanır ve tarama kendiliğinden yeniden başlar. Şifreyi kaydetmezseniz o işyeri taramaya dahil edilmez; bu, SGK hesabınızın kilitlenmesini önlemek içindir.

İkinci bir SGK sicili eklemek istiyoruz.

Şu an panelde sicil ekleme formu bulunmamaktadır. Destek Taleplerim sayfasından talep açın, sicil tanımını biz ekleyelim.

Destek nasıl alırım?

Panel içindeki Destek Taleplerim sayfasından talep açabilir ya da info@voltranyazilim.com adresine yazabilirsiniz.